29 Ene La destrucción de documentos en España

La  Ley Orgánica de Protección de Datos, exige unos preceptos meridianos en cuanto a la LOPD que obliga a las empresas a eliminar todos aquellos documentos que contengan datos de carácter personal.

Sin embargo, según estudios recientes, sólo un 50% de las empresas españoles cumple con ésta normativa.

Los sectores más sensibles a la aplicación de la LOPD son consultorías, hospitales, laboratorios y el sector público, entre otros.

Hoy en día se percibe en mayor medida el riesgo de una fuga de documentación. Las sanciones a que puede derivar el incumplimiento de la ley pueden llegar a los 600.000 euros, así que la amenaza a una sanción es una realidad percibida de forma palpable.

El Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre,  regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

Recomendaciones para la destrucción física de documentos de archivo en papel de la Administración General del Estado.

1. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
1.1. Autorización de la eliminación
Los documentos de la Administración del Estado sólo pueden eliminarse con autorización del órgano
competente y tras el correspondiente proceso de valoración, regulado en el Real Decreto 1164/2002,
de 8 de noviembre.
En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos
de la Administración General del Estado o de sus Organismos públicos en tanto subsista su valor
probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los
plazos que la legislación vigente establezca para su conservación.
1.2. Destrucción física
Una vez autorizada, la destrucción física de unidades o series documentales se llevará a cabo por el
órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método
que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.
2. PROCESO DE DESTRUCCIÓN
La protección de la intimidad de las personas y la defensa de los intereses de la Administración exigen
que, como recoge la normativa vigente, los documentos que se eliminan sean destruidos de forma
que su reconstrucción y la posterior utilización de la información que contienen sea imposible.
Para hacerlo así, el proceso de destrucción debe estar sometido a estrictos controles que garanticen
la seguridad, eficacia y confidencialidad del mismo.
2.1. Almacenamiento
Los documentos que van a ser eliminados deben estar protegidos hasta el momento de su
destrucción física.
El lugar o los contenedores donde se almacenan los documentos que se van a eliminar requieren
medidas de seguridad eficaces frente a posibles intromisiones exteriores. No deben permanecer al
descubierto en el exterior de los edificios. Tampoco deben amontonarse en lugares de paso, ni en
locales abiertos.
Se deben guardar en locales o contenedores que dispongan de mecanismos de cierre que garanticen
su seguridad.
2.2. Transporte
El transporte, en su caso, hasta el lugar donde va a llevarse a cabo la destrucción debe garantizar
igualmente que durante el traslado no se produzcan sustracciones, pérdidas ni filtraciones de
información.
Todas las operaciones de recogida, carga y descarga de los documentos o sus contenedores, así como
la conducción de los vehículos que los transportan, deben ser realizadas por personal debidamente
autorizado y fácilmente identificable.
Los documentos deben ser llevados directamente al lugar donde esté prevista la destrucción, en
vehículos cerrados que recorran el trayecto sin paradas ni interrupciones.
2.3. Destrucción
La destrucción debe ser inmediata y hacer imposible la reconstrucción de los documentos y la
recuperación de cualquier información contenida en ellos.
Los documentos no deben depositarse en contenedores, al descubierto ni en paquetes, cajas o
legajos, junto con el resto de los desechos. Siguen siendo perfectamente legibles y permanecen en
la vía pública durante un tiempo indeterminado, al alcance de cualquier persona.
Entregarlos o venderlos como papel usado para su reciclaje, sin destrucción previa, tampoco es un
método seguro. El receptor o comprador de papel usado normalmente realizará una selección,
descartando lo que considere inútil, sin que el responsable de los documentos sepa cuál será el
destino del papel que no se considere apto para el reciclaje. Por otra parte, puede almacenar intacto,
durante un tiempo indeterminado y sin ninguna medida de seguridad, el material reciclable en
espera de reunir una cantidad suficiente de papel de un mismo tipo o color.
El enterramiento de los documentos no supone la desaparición inmediata de la información. Antes,
al contrario, se ha comprobado que el papel se conserva más tiempo enterrado que si se dejase al
aire libre.
La incineración acaba con la información, pero resulta peligroso para el entorno, puede perjudicar al
medio ambiente e impide el reciclaje.
El método más adecuado es la trituración mediante corte en tiras o cruzado, previa a la venta para
reciclaje. El papel se hace tiras o partículas, cuyo tamaño se elegirá en función del nivel de protección
requerido por la información contenida en los documentos a destruir.
En este sentido, la norma DIN 66399 establece tres categorías de protección, seis categorías de
materiales y siete niveles de seguridad.