11 Dic ¿ QUÉ ES UN “SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Necesitas un Sistema de Gestión Documental.

El volumen de información que generan las empresas en la actualidad está creciendo de forma exponencial. Esto está haciendo que los tradicionales sistemas de almacenamiento queden  obsoletos.

La correcta organización de la información, entrante y saliente, de nuestra empresa es un factor decisivo para nuestro éxito.

¿QUÉ VENTAJAS TIENE?

• LOCALIZACIÓN ÚNICA

Mediante un DMS se puede almacenar y organizar toda la información de la compañía en una única ubicación. Mediante el sistema de “concesión de permisos”, la empresa decidirá que empleados pueden tener acceso a según que tipo de documentos.

• FLUJO DE TRABAJO MÁS EFICIENTE

Un Sistema de Gestión Documental implica una automatización de funciones y ofrece una imagen global de los procesos internos. Esto permitirá saber las tareas que están incompletas y conocer en que parte del proceso puede existir un fallo o retraso.

• INFORMACIÓN “A SALVO”

La mayoría de las empresas aún mantienen la documentación almacenada en ficheros físicos, de esta manera, corren el riesgo de que se deteriore o se extravíe.

Con la ayuda de un escáner y un DMS, los documentos en formato físico se transforman en documentos digitales y almacenan en una localización central.

• DOCUMENTOS COMPARTIDOS

Un Sistema de Gestión Documental permite crear grupos con diferentes accesos, según relación con la empresa.

De este modo podemos compartir documentos con diferentes departamentos de la empresa y también con clientes y proveedores.

• ACCESO A TODAS LAS VERSIONES

Un DMS tiene en cuenta el que, al estar los documentos “al alcance” de varios empleados de la empresa, unos empleados pueden hacer cambios que no gusten a otros. Por eso, a través de un DMS podremos acceder a todas las versiones del texto y recuperar información.

¿CÓMO ELIJO UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Existe una enorme variedad de DMS, para elegir el que mejor se adapte a las necesidades de tu compañía sería necesario hacer un breve estudio de las necesidades.

Esta Guía de Gestión Documental analiza los distintos sistemas del mercado para ayudar a las empresas a acertar con su elección.

En Soluciones Inteligentes también podemos ayudarte a decidir y resolver todas tus dudas, no dudes en contactar con nosotros.